Recordatorios 30, 7 y 1 día: cómo usarlos sin crear ruido.
Un aviso sirve cuando llega a la persona correcta, con tiempo suficiente para actuar. Te mostramos cómo construir un calendario útil.
El esquema básico
| Momento | Qué conviene hacer | Quién responde |
|---|---|---|
| 30 días antes | Verificar requisitos, presupuesto y documentos | Responsable del trámite |
| 7 días antes | Confirmar que la solicitud o renovación esté en curso | Responsable y suplente |
| 1 día antes | Revisar el resultado y escalar cualquier pendiente crítico | Responsable y supervisión |
Adapta los plazos al trabajo real
No todas las renovaciones pueden completarse en un mes. Una póliza con cotizaciones complejas, una licencia con inspección o un contrato que exige preaviso puede requerir avisos de 90 o más días. Lee las condiciones reales y calcula el tiempo hacia atrás.
Empieza por tres preguntas: ¿cuándo vence?, ¿cuántos días tarda el trámite? y ¿qué ocurre si no se hace? Después define la primera alerta.
Escribe avisos que generen acciones
Un mensaje como «Contrato vence pronto» es ambiguo. Uno útil incluye el elemento, fecha confirmada, responsable, tarea pendiente y dónde registrar el cierre. Evita adjuntar automáticamente documentos sensibles.
Qué hacer si no hay respuesta
- El primer aviso llega al responsable principal.
- Si no registra ninguna acción después del plazo acordado, avisa al suplente.
- Si la fecha se acerca y continúa bloqueada, elévala a supervisión.
- Una vez resuelta, registra comprobante interno y nueva fecha validada.
No confundas actividad con cumplimiento
El número de alertas enviadas no mide si las renovaciones se completaron. Lleva una lista de elementos cerrados, en riesgo y atrasados. Una revisión semanal breve es mejor que cientos de notificaciones sin seguimiento.
Los intervalos son ejemplos organizativos. No sustituyen plazos contractuales o legales que debas consultar y verificar. Este material es gratuito y no implica disponibilidad de una aplicación comercial.